Ved utsending av e-post fra ulike applikasjoner er det greit å vite at denne faktisk kommer frem til mottaker. Ofte benytter man SMTP-serveren til Internettleverandøren (isp) til bedriften – eller en vanlig e-postkonto. En gjenganger er kunder som bruker Microsoft/Office 365 for å sende ut via en dedikert konto der.

SMTP-tjenesten vi tilbyr er ikke låst til kunder på vårt nett, den er for alle som ønsker en stabil leveranse av utgående e-post. Serveren eller applikasjonen deres kan være i privat/offentlig sky eller annet datasenter hvor som helst i verden.

I dette innlegget vil vi belyse hvorfor du ikke bør bruke første og beste smtp-server du har tilgang til, selv om det er fristende. Og hvorfor du heller ikke skal bruke Office 365 eller vanlig e-postkonto for dette.

PS: Alle server-kunder hos oss kan bruke denne SMTP-tjenesten gratis – det er inkludert og du kan be om tilgang.

Testet – og det virket

Ved testing vil man ofte se at det faktisk virker, iallefall første gang. Hvis man bruker sin Internettleverandør sin mailserver, så kommer man også gratis unna det hele. Ved å bruke Office 365 blir det en fast kostnad i tillegg for den ekstra brukerkontoen.

Så hva er da problemet? Problemet er at det ofte er begrensninger på antall mail kan kan sende og hvor hyppig. Sender applikasjonen din plutselig ut to mail omtrent samtidig, så kan din ISP blokkere for utgående e-post eller i beste fall bare forsinke leveringen. De kan også holde tilbake e-post for å se om den faktisk ble levert. Microsoft 365 har slik begrensning og du vil plutselig ikke få sendt e-post – uten noe varsel.

Det er også ofte begrensninger som hindrer deg i å sende flere e-post med mindre du faktisk logger på innkommende siste halvtimen før du sender flere. Nok en hindring på en vanlig e-postkonto. Bruker man f.eks. cpanel eller tredjepart pop3/imap-konto, er denne ofte rate-limited (begrensning på antall mail) og du vil ikke få noe varsel om dette med mindre din serveradmin jobber døgnet rundt med å sjekke logger. Mottaker vil bare ikke få mailen du sender ut.

Ved utsending av e-post, så er det nokså viktig at e-posten kommer frem – og at den kommer frem til innboksen og ikke bare spamboksen. Her er SPF-oppsettet og at du bruker en norsk server viktig. Hos oss får du du ferdig SPF-kode du legger inn i dns hos din domeneleverandør. Dermed vil mottakers spamfilter tildele mailen større tillit og mindre sannsynlighet for å bli sperret.

Bruker du en tilfeldig SMTP-server, vil det også være tilfeldig om e-posten kommer frem fordi der du sender den fra har dårlig IP-historie. Dårlig IP-historie vil du typisk få hos online.no og webhotell med mange brukere hvor man ofte møter misbruk og ønsket e-post via serveren. Det holder ofte å ha to misfornøyde kunder før de rammer leveringen av dine nyhetsbrev eller e-poster – på et webhotell med kanskje 10-tusenvis av brukere på samme smtp-server skjer dette fort. I eksempelet online, som drives av Telenor, så følges ikke dekke opp aktivt basert på våre erfaringer – det krever for mye ressurser å kontakte spamlisteoperatørene til at de tar seg bryet.

Hvis det er greit å risikere tapte mail – så sparer du penger. Men hvis du ønsker at ingen e-post skal gå tapt, så kan det være økonomisk å vite at mottaker får dine salgsmail, driftsmeldinger eller annen viktig informasjon.

Hvis leverandøren du bruker også har andre kunder på samme SMTP-server, så vet du som oftest ikke om hvor ofte denne blir blokkert i spamlister. Hvis utgående SMTP-server havner på slik liste, så vil de fleste aktører la være gjøre noe – fordi de ikke overvåker slike ting. De fikser hvis de får beskjed og ofte vil da mye e-post ha gått tapt.

Statistikk og sporbarhet

Hos oss får du også nøyaktig statistikk på all e-post som er sendt ut. Dersom du opererer et nyhetsbrev eller nettbutikk – og kunden klager på at de ikke har fått en bestemt mail – så kan du søke den opp hos oss. Diagnosesiden kan du også dele med lenke slik at du kan vise teknisk ansvarlig hos bedriften hva som gikk bra og hva som gikk galt. Med nøyaktig diagnosekode og dato. Ofte vil mottakers administrator mene at problemet ikke ligger hos dem – her kan man dokumentere nøyaktig hvor problemet er.

SMTP på dedikert server/vps/mailserver

Dette er også en mulighet og kanskje den beste av de nevnt. Man setter opp virtuell server lokalt eller i skyen, installerer ulik mailprogramvare og konfigurerer denne etter alle kunstens regler. Har man god kompetanse på mailservere og tar hensyn til alle fallgruvene (som man ofte overser, fordi utgående smtp stiller andre krav enn vanlig e-post), så er dette en god mulighet.

Men å sette opp en slik tjeneste er bare del av jobben – det hjelper ikke om du brukte 2-3 uker på å sette den opp – hvis man ikke har beredskap og overvåkning i det daglige. Når en proff smtp-tjeneste (med 24/7 support) hos oss gjerne koster mindre enn bare serveren, så er dette trolig neppe lønnsømt for flertallet av smtp-brukere.

Husk også på at alle systemer på nett må oppdateres jevnlig og det er stadige forsøk på å hacke ethvert system på Internett.

Plutselig stengt av

Dette er også en gjenganger. At leverandøren eller jobben skrur av smtp-serveren sin på grunn av misbruk fra applikasjon eller bare en infisert pc på jobbnettverket. Kanskje har leverandøren webhotell som også bruker SMTP – og en enkel konto er hacket og sender ut tusenvis av mail.

Da vil normalt admin skru av SMTP for å hindre spam fra å komme ut. Siden SMTP ofte blir sett på som lite kritisk, så vil du da plutselig være uten SMTP-dekning. Kanskje for godt, fordi leverandøren fant ut at de ville bruke annen smtp-server og tenkte ikke på at noen få enkeltkunder brukte den til noe viktig – dette er en klassiker vi har hørt kundehistorier fra.

Andre grunner til at SMTP ofte går ned, er at ISP stopper støtte en port man har brukt i mange år – eller at man hindrer kunden fra å sende utenfra sitt eget nettverk.

Overvåkning og oppetid

Våre mailservere blir overvåket døgnet rundt og vi vil få e-post og sms hvis tjenesten ikke svarer riktig. Tilsvarende vil vi også bli varslet hvis en mailserver havner på en spamliste/svarteliste.

Les mer om vår SMTP-server og bestill gjerne en proff smtp-server til bare 155,- kr per måned. Ofte billigere enn en e-postkonto og mye mer proft opplegg!